БДР и ДДС: как управлять прибылью и денежным потоком бизнеса в 1С

Бюджет доходов и расходов (БДР) и Бюджет движения денежных средств (ДДС, также используется аббревиатура БДДС) - два взаимосвязанных, но принципиально разных отчета. БДР показывает, зарабатывает ли компания прибыль. БДДС - достаточно ли у компании денег для оплаты обязательств. Когда эти отчеты живут отдельно друг от друга, руководитель видит только половину картины.

БДР (бюджет доходов и расходов) - это план доходов и расходов, построенный по методу начисления. Доходы и расходы фиксируются в момент возникновения обязательств, а не при реальном движении денег. Отгрузили продукцию клиенту - выручка уже отражена в БДР, даже если оплата придет через месяц. Получили материалы от поставщика - расход зафиксирован, несмотря на то что платеж будет позже.

Главный вопрос, на который отвечает БДР - зарабатывает ли компания? Основная цель этого инструмента - управление чистой прибылью, а не просто ее фиксация постфактум.

ДДС (бюджет движения денежных средств) - строится по кассовому методу и отражает реальные потоки денег: когда пришли, когда ушли. ДДС показывает, не возникнет ли кассовый разрыв - ситуация, когда обязательных платежей больше, чем доступных денег.

Если в БДР важны категории доходов и расходов, то в ДДС - источники поступлений и направления трат. Например, поступление кредита не является доходом в БДР, но увеличивает денежный поток в ДДС. И наоборот, выплата основного долга по кредиту - не расход для БДР, но отток денег для ДДС.

Ключевое различие БДР и ДДС

• БДР ведется методом начисления, фиксируя доходы и расходы в момент возникновения обязательств.
• ДДС ведется кассовым методом, фиксируя реальное движение денег.

Это различие объясняет классическую ситуацию: компания отгрузила продукцию на крупную сумму в марте. В БДР прибыль есть - и она реальная. Но оплата придет только в апреле, а в начале марта нужно платить поставщикам и выдавать зарплату. БДР показывает «все хорошо», ДДС показывает «денег прямо сейчас не хватает».

Без автоматизированного бюджетирования компании сталкиваются с одними и теми же проблемами:

1. Кассовые разрывы - денег не хватает на оплату обязательств в нужный момент, хотя по отчетности бизнес прибыльный. Это происходит потому, что БДР и ДДС живут в разных таблицах, не связаны друг с другом, и никто не видит картину целиком.

2. Неконтролируемые расходы - руководители подразделений тратят деньги, не имея утвержденных лимитов. Когда бюджеты существуют в виде разрозненных Excel-файлов, которые пересылаются по почте, невозможно отследить, кто, на что и сколько потратил. Однотипные операции выполняются вручную, отчетность формируется с ошибками.

3. Медленное согласование и потеря данных - заявки на оплату ходят по email или на бумаге, теряются, согласуются неделями. Финансовый директор не видит актуальной картины, а коммерческий директор не понимает, почему одобрено не все. На деле это означает, что срочный платеж поставщику может «зависнуть» в почтовом ящике на несколько дней, а компания потеряет скидку или получит штраф за просрочку.

Для решения этих задач в продуктах 1С существует подсистема «Бюджетирование». В 1С:ERP Управление предприятием 2 она представляет собой отдельный блок со своими справочниками и логикой. Кроме того, подсистема «Бюджетирование» есть в таких продуктах, как 1С:Комплексная автоматизация 8, 1С:Управление холдингом 8 и др.
Система предоставляет возможность ведения всей совокупности бюджетов: мастер-бюджетов (БДР, ДДС, прогнозный баланс), функциональных бюджетов (продаж, закупок, производства) и дополнительных (бюджеты проектов, чистой прибыли и прочие).

Пошаговое руководство

Шаг 1. Настройка бюджетной модели. Бюджетная модель - это свод правил формирования системы бюджетов с необходимой аналитикой. Она определяет периодичность этапов подготовки бюджетов и необходимость их утверждения. На этом этапе настраиваются ключевые справочники: «Статьи бюджетов», «Показатели бюджетов» и «Центры финансовой ответственности» (ЦФО) - подразделения или направления, ответственные за конкретные доходы и расходы.

Шаг 2. Настройка статей и показателей. Основа системы - статьи бюджетов, которые определяют, какие доходы и расходы будут планироваться и контролироваться. Наполнение справочника зависит от специфики предприятия. Для производственной компании статьи могут выглядеть так: «Выручка от реализации готовой продукции», «Закупка сырья», «Оплата труда основных рабочих», «Амортизация оборудования», «Расходы на ГСМ».

Шаг 3. Экземпляры бюджетов и сбор плановых данных. Экземпляр бюджета - это документ, в котором устанавливаются плановые значения. Система автоматически рассчитает итоги и проверит контрольные соотношения.

Шаг 4. Сбор фактических данных. Факт по статьям бюджетов подтягивается автоматически из первичных документов системы (реализации, поступления, выплаты зарплаты и пр.). Это ключевое преимущество автоматизации - факт не вносится вручную, а отражается на основании уже проведенных операций.

Шаг 5. План-фактный анализ. На основе введенных данных можно формировать бюджетные отчеты и анализировать отклонения.

Сценарий 1. Контроль лимитов.
БДР устанавливает лимиты для основных видов расходов и целевые показатели прибыли. В 1С:ERP можно настроить автоматический контроль: система не позволит провести оплату сверх бюджетного лимита без дополнительного согласования. Например, отдел маркетинга запланировал на месяц бюджет 500 000 рублей. При попытке провести платеж на 550 000 рублей система заблокирует операцию и предложит либо отклонить заявку, либо запустить процедуру корректировки бюджета.

Сценарий 2. Платежный календарь.
ДДС с разбивкой по дням превращается в платежный календарь. Финансовый директор видит предстоящие поступления и списания на каждый день и может управлять денежным потоком: где-то попросить отсрочку у поставщика, где-то ускорить поступление от клиента. Важно, что платежный календарь не существует сам по себе - он формируется на основе данных из заказов клиентов, заказов поставщикам и запланированных выплат.

Сценарий 3. Единая экосистема.
Бюджеты не оторваны от реальных операций. Данные поступают из заказов, отгрузок, начислений зарплаты. Руководитель видит не только цифры в таблице, но и может «провалиться» до первичного документа, чтобы понять причину отклонения. Это позволяет вовремя заметить тревожные сигналы и скорректировать курс.

На основании опыта команды АЙТИ-СИСТЕМА, внедрение подсистемы бюджетирования позволяет:

• наладить мониторинг исполнения и контроля финансовых планов;
• сократить время на сбор и консолидацию данных;
• повысить прозрачность процесса планирования;
• снизить трудоемкость и сроки формирования отчетности;
• эффективно прогнозировать бюджет.

Главное - у руководителя появляется реалистичная картина финансового состояния бизнеса, и он начинает опираться на цифры при принятии решений. БДР отвечает на вопрос «Зарабатывает ли бизнес?», а ДДС - на вопрос «Есть ли деньги для работы прямо сейчас?». Когда эти два инструмента работают в связке и автоматизированы в единой системе, кассовые разрывы перестают быть неожиданностью, руководитель точно знает, сколько заработает компания, а распределение ресурсов становится прозрачным и эффективным.

Задать вопросы эксперту Сергею Климову можно по email - info@it-system.biz