Как убыточному предприятию достичь точки безубыточности с помощью автоматизации

Сергей Климов - эксперт по автоматизации бизнеса с 18-летним опытом, руководитель компании ООО "АЙТИ-СИСТЕМА", рассказывает в этой статье, как достичь точки безубыточности компаниям за счёт автоматизации бизнеса.

Убыточное предприятие обычно пытаются вывести из сложной ситуации за счет сокращения расходов, повышения цен или увеличения продаж. Эти меры могут дать результат, но без понимания причин убытка они часто имеют временный эффект. Финансовые потери могут формироваться сразу в нескольких зонах: избыточные запасы, высокая себестоимость, простои, ошибки сотрудников, неэффективные бизнес-процессы, задержки в получении управленческой информации и отсутствие контроля отдельных статей расходов.

В такой ситуации автоматизация может стать инструментом повышения эффективности и помочь предприятию прийти к точке безубыточности. При этом речь идет не просто о внедрении новой информационной системы. Сначала необходимо определить, где именно возникают потери и какие изменения способны повлиять на финансовый результат.

Точка безубыточности показывает такой объем продаж, при котором выручка покрывает все затраты предприятия, но прибыль еще не формируется.

В упрощенном виде точка безубыточности рассчитывается как отношение постоянных затрат к маржинальности. Например, при постоянных расходах 6 млн рублей в месяц и маржинальности 30% предприятию необходимо получать около 20 млн рублей выручки, чтобы выйти на нулевой финансовый результат.

Если фактическая выручка составляет 18 млн рублей, предприятие находится ниже точки безубыточности. Дальнейшее увеличение продаж может решить проблему, однако тот же результат иногда достигается за счет сокращения затрат и повышения эффективности существующих процессов.

Одно из направлений — управление затратами. Когда информация о расходах формируется с задержкой или хранится в разных системах и таблицах, руководству сложнее своевременно оценивать финансовый результат и принимать решения. Автоматизация позволяет организовать учет затрат по необходимым аналитическим разрезам, контролировать бюджет и сопоставлять запланированные показатели с фактическими.

Еще одна важная задача — управление себестоимостью. Предприятие может иметь высокий объем продаж и при этом получать недостаточную прибыль из-за низкой рентабельности отдельных товаров, заказов или направлений. При автоматизированном расчете себестоимости руководитель получает возможность оценивать финансовый результат по конкретным видам деятельности и выявлять направления, которые требуют изменения цен, условий работы или самой технологии выполнения заказов.

Отдельный источник финансовых потерь — запасы. Излишки товара или сырья замораживают оборотные средства, увеличивают расходы на хранение и могут приводить к списаниям. Система управления запасами позволяет учитывать движение материалов и товаров, планировать потребность и сокращать объем закупок, которые не соответствуют реальному спросу.

Существенный эффект может дать и автоматизация рутинных операций. Во многих компаниях сотрудники ежедневно переносят данные между программами, готовят отчеты вручную, несколько раз обрабатывают одни и те же документы. Если часть этих операций автоматизировать, высвобождается рабочее время, снижается количество ошибок и уменьшается нагрузка на сотрудников.

Для предприятия это особенно важно в период убытков, когда необходимо внимательно относиться к каждой статье расходов и использовать имеющиеся ресурсы максимально эффективно.

Автоматизация оправдана тогда, когда ее влияние на экономику предприятия можно связать с конкретными показателями. Например, проект может быть направлен на снижение административных затрат, сокращение избыточных запасов, уменьшение потерь при производстве, повышение производительности сотрудников или сокращение сроков подготовки управленческой отчетности.

Допустим, предприятие работает с ежемесячной выручкой 18 млн рублей при точке безубыточности 20 млн. В результате анализа удалось установить, что 300 тыс. рублей ежемесячно приходится на избыточные административные расходы, еще 200 тыс. рублей — на ошибки и потери в операционных процессах, а 250 тыс. рублей связано с неэффективным управлением запасами и связанными с ними расходами. В этом случае потенциальный экономический эффект составляет 750 тыс. рублей в месяц.

Это не означает, что автоматизация автоматически обеспечит такой результат. Необходимо изменить сами процессы, определить необходимые настройки системы и организовать контроль показателей после внедрения. Но такой подход позволяет оценивать проект не по количеству автоматизированных операций, а по его влиянию на финансовый результат.

На убыточном предприятии нецелесообразно начинать проект с выбора программного продукта. Сначала проводится диагностика финансовых и операционных процессов: анализируются структура затрат, себестоимость, запасы, продажи, загрузка сотрудников, движение денежных средств, порядок формирования отчетности и другие показатели.

На этом этапе определяются участки, которые оказывают наибольшее влияние на финансовый результат. После этого формируются требования к автоматизации и рассчитывается ожидаемый экономический эффект.

В зависимости от задач предприятия решение может включать автоматизацию отдельных процессов или комплексную систему управления. Например, продукты 1С позволяют автоматизировать управление финансами, бюджетирование, продажи, закупки, склад, производство, управление затратами и расчет себестоимости.

Главное — не переносить существующий неэффективный процесс в новую систему без изменений. В этом случае предприятие получает автоматизированный процесс, который продолжает создавать те же проблемы.

Путь от убытка к точке безубыточности обычно связан не с одним мероприятием, а с комплексом изменений. Предприятию необходимо определить причины финансовых потерь, изменить проблемные процессы, автоматизировать операции, которые поддаются систематизации, и установить контроль ключевых показателей.

В результате руководитель получает возможность быстрее видеть отклонения, контролировать затраты, оценивать рентабельность направлений, эффективнее управлять запасами и принимать решения на основании актуальных данных.

Автоматизация в этом случае становится частью антикризисного управления, а не отдельным техническим проектом.

Компания ООО «АЙТИ-СИСТЕМА» проводит консультации и аудит бизнес-процессов, помогает выявить проблемные участки, определить направления для автоматизации и подобрать решение на базе "1С" с учетом задач предприятия.

На встрече специалисты помогут оценить текущую ситуацию и определить, какие изменения могут дать экономический эффект именно в вашем бизнесе.